Jak niszczyć dokumenty zgodnie z prawem?

Niszczenie dokumentów jest jedną z form przetwarzania danych. Proces ten należy planować nie tylko w sposób przemyślany i uporządkowany, ale przede wszystkim w zgodzie z przepisami. Ważne jest, by informacji z utylizowanych akt nie dało się odtworzyć. Zasad tych muszą przestrzegać zarówno instytucje, jak i przedsiębiorcy, a w praktyce każdy, kto gromadzi i przechowuje wrażliwe dane. Sprawdź, jak zapanować nad dokumentacją tak, aby pozbywać się jej skutecznie, bezpiecznie i zgodnie z prawem.

Co przepisy mówią o niszczeniu dokumentów?

Legalne niszczenie dokumentów polega na bezpiecznym pozbywaniu się danych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dotyczy to wszystkich nośników informacji, zarówno papierowych dokumentów, jak i dysków twardych. Utylizacja musi przebiegać zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych.

Ponadto trzeba zwracać uwagę na czas archiwizacji dokumentów, a więc termin, po którym określony typ akt musi zostać zniszczony. Przykładowo kopie deklaracji rozliczeniowych trzeba zniszczyć po okresie pięciu lat (dla dokumentów przekazanych do ZUS-u od 1 stycznia 2012 r.).

Wszystkie przepisy wyznaczające zasady niszczenia dokumentacji mają na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do poufnych danych. Aby skutecznie je chronić, warto korzystać z usług certyfikowanych firm takich jak Dokumenta Gdynia lub ze specjalnych niszczarek, które gwarantują całkowite rozdrobnienie papieru.

Zwróć uwagę na ochronę danych osobowych (RODO)

Rozporządzenie RODO dotyczy przetwarzania i ochrony danych osobowych. Niszczenie dokumentów musi odbywać się tak, by uniemożliwić odczytanie lub odzyskanie informacji. Mowa o nieodwracalnym usunięciu wszelkich danych.

Jeśli chcesz skorzystać z usług zewnętrznej firmy, wybierz podmioty z certyfikatami potwierdzającymi bezpieczne niszczenie danych, a współpracę oprzyj na umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych. O to nie musisz się martwić, wybierając usługi https://dokumentyniszczenie.pl/. Firma wspiera klientów również w archiwizowaniu akt.

Niszczenie dokumentów zgodnie z normą ISO 21964

Norma ISO 21964 opisuje zasady bezpiecznego niszczenia nośników danych, traktując niszczenie jako cały proces, a więc od momentu zebrania materiału, przez transport, aż po utylizację wedle określonego poziomu bezpieczeństwa. Warto wiedzieć, że zgodność z tą normą pomaga wykazać, że metoda zniszczenia akt została dobrana pod rodzaj ryzyka. Stosowanie normy ISO 21964 to bezpieczeństwo dla Twojej firmy.

Poziomy bezpieczeństwa DIN 66399

Norma DIN 66399 określa poziomy bezpieczeństwa (od P-1 do P-7) dla niszczenia dokumentów papierowych, a im wyższy poziom, tym drobniejsze cząstki i mniejsze ryzyko odtworzenia informacji. Dla dokumentów z danymi osobowymi lub poufnymi zaleca się co najmniej poziom P-4, zapewniający skuteczną ochronę przed wyciekiem danych.

Niszczenie dokumentów zgodnie z prawem a wsparcie profesjonalistów

Niszczenie dokumentów w firmie nie tylko wymaga kupna zaawansowanych niszczarek. Często ważna jest też współpraca ze specjalistą do spraw ochrony danych osobowych. Ponadto należy przeszkolić pracowników oraz wyznaczyć bezpieczną przestrzeń do składowania i niszczenia akt. Nie można zapomnieć o sporządzaniu sprawozdań, co w przypadku samodzielnej utylizacji dokumentów jest czasochłonne.

Tym samym koszty niszczenia dokumentów mogą być naprawdę duże. Sposobem na ich obniżenie jest współpraca z ekspertami Dokumenta Gdynia, którzy mogą również wesprzeć Twoją firmę w archiwizacji akt i digitalizacji dokumentów. To sprawdzony sposób na to, by nie obawiać się wysokich kar za naruszenie przepisów.

Chcesz szybko, skutecznie i zgodnie z prawem niszczyć dokumenty? Współpracuj z Dokumenta Gdynia z Trójmiasta!