Duże zmiany w ewidencji faktur VAT od lutego 2026 roku. Warto zdobyć wiedzę z wyprzedzeniem!

Krajowa Administracja Skarbowa, której częścią są urzędy skarbowe, wdraża od lutego 2026 nowy system rejestrowania faktur VAT. Nosi on nazwę Krajowy System Elektronicznych Faktur (KSeF)

W tym systemie od lutego 2026 roku wystawisz, odbierzesz i przechowasz faktury VAT.

Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Obligatoryjne wystawianie faktur w KSeF – od kiedy i dla kogo?

• 1 lutego 2026r. – najwięksi przedsiębiorcy (sprzedaż w 2024r. – powyżej 200 mln zł brutto)

• 1 kwietnia 2026r. – pozostali przedsiębiorcy i wystawiający faktury

• 1 stycznia 2027r. - przedsiębiorcy i wystawiający faktury na łączną wartość sprzedaży do 10 tys. zł w miesiącu

WAŻNE

Powyższe daty dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. Wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych – konsumentów jest dobrowolne.

Co zyskuje wystawca faktur VAT?

• ujednolicenie sposobu wystawiania faktur – mniejsze ryzyko błędów

• usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym

• stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie

• szybszy zwrot VAT – nawet w 40 dni zamiast 60

• zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców – nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.

Jak się przygotować do KSeF?

Jeśli wiesz, od kiedy KSeF dotyczy Ciebie:

1. Zdecyduj, jak będziesz korzystać z KSeF

• przez program finansowo-księgowy – upewnij się, że jest on zintegrowany z KSeF lub skontaktuj z jego dostawcą,

• przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów tj. Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF i e-mikrofirmę. Aplikację Podatnika KSeF możesz testować od 3 listopada 2025r.

2. Uwierzytelnij się w wybrany sposób – profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana – możesz to zrobić od listopada 2025r.

3.  Nadaj uprawnienia jeśli chcesz wskazać osobę, która w twoim imieniu będzie działała w systemie np. pracownika, księgową lub biuro rachunkowe – możesz to zrobić od listopada 2025r.

4. Wygeneruj certyfikat, aby w każdej sytuacji móc wystawiać faktury, tj. w trybach offline24/offline/ awaryjnych. Faktury w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR – do jednego z nich napisem „CERTYFIKAT”) potrzebny jest Ci Certyfikat KSeF. Możesz go wygenerować od 1 listopada 2025r. w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

Skorzystaj z bezpłatnych szkoleń organizowanych przez Urząd Skarbowy w Kamiennej Górze w ramach akcji ŚRODY z KSeF, po uprzednim kontakcie telefonicznym pod nr 75 7449388.

• Moduł I – 15.10.2025, godz. 10.00 - Podstawowe informacje o KSeF
• Moduł II – 22.10.2025, godz. 10.00 - Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień
• Moduł III – 29.10.2025, godz. 10.00 - Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF
• Moduł IV – 29.10.2025, godz. 10.00 - Moduł Certyfikatów i Uprawnień MCU
• Moduł V – 17.11.2025, godz. 10.00 - Nadawanie uprawnień oraz wystawianie faktur w KSeF przez JST i Grupy VAT oraz rolników ryczałtowych
• Moduł VI – 03.12.2025, godz. 10.00 - Bezpłatne narzędzia KSeF – Aplikacja Mobilna KSeF
• Moduł VII – 10.12.2025, godz. 10.00 - Bezpłatne narzędzia KSeF – Aplikacja Podatnika KSeF
• Moduł VIII - 17.12.2025, godz. 10.00 - Bezpłatne narzędzia KSeF – e-mikrofirma powiązana z KSeF oraz dodatkowe funkcjonalności KSeF

Miejsce spotkań – Urząd Skarbowy w Kamiennej Górze, ul Papieża Jana Pawła II 18, pok. 7a.

Skorzystaj z przydatnych w biznesie informacji. Bądź poinformowany na bieżąco. Krajowa Administracja Skarbowa służy pomocą!