Bezpieczne przechowywanie dokumentów w firmie – papier czy wersja cyfrowa?

Bezpieczne przechowywanie dokumentów w firmie możliwe jest zarówno dla akt w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Nie liczy się sama forma dokumentacji, ale prawidłowość archiwizacji oraz procesu niszczenia. Inne potrzeby mają małe firmy usługowe, a odmienne duże przedsiębiorstwa przemysłowe. Dla każdego z nich istnieją skuteczne rozwiązania. Poznaj je i dowiedz się, które będzie najlepiej dopasowane do Twojego biznesu.

Przechowywanie dokumentów papierowych vs cyfrowych

Niezależnie od tego, czy firma chce bezpiecznie przechowywać dokumenty papierowe, czy cyfrowe, ważne jest to, aby chronić je przed wyciekiem informacji. Wskazuje na to Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). W obu przypadkach ważne jest ustalenie listy osób upoważnionych do konkretnych akt, a także opracowanie wewnętrznych procedur obiegu dokumentacji. Należy przygotować miejsce składowania, które zapewni wysoki poziom ochrony, a jednocześnie zagwarantuje prosty i wygodny dostęp do dokumentów. Jest to jednak związane z ogromnymi nakładami finansowymi, dlatego często najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z zewnętrznego archiwum.

Jak przechowywać dokumenty papierowe?

Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w uporządkowanym archiwum, z podziałem na kategorie oraz okresy przechowywania. Dzięki temu łatwiej zarządzać dokumentacją i szybko odnaleźć potrzebne akta. Archiwa firmowe należy wyposażyć w monitoring oraz systemy zabezpieczeń, które zwiększają bezpieczeństwo i chronią dane przed wyciekiem. Duże znaczenie mają same warunki przechowywania. Systemy przeciwpożarowe, klimatyzacja i wentylacja pomagają zabezpieczyć dokumentację przed pożarem, wilgocią i zniszczeniem. Nie może ich w firmie zabraknąć. Zdecydowanie bezpieczniejszą formą przechowywania dokumentacji jest jej digitalizacja, umożliwiająca nie tylko kontrolę dostępów, ale także szybkie odnajdywanie dokumentów, jak również ochronę przed mechanicznym uszkodzeniem.

Tworzenie dobrych warunków dla dokumentów we własnym firmowym archiwum jest kosztowne. Współpraca z archiwum zewnętrznym znacznie obniża koszty przechowywania, a dodatkowo usprawnia zarządzanie dokumentacją.

Jak przechowywać dokumenty cyfrowe?

Dokumenty cyfrowe tworzone są poprzez przekształcenie ich formy papierowej w formaty elektroniczne. Usługę tę warto połączyć z późniejszym niszczeniem i utylizacją. Więcej na ten temat przeczytasz na https://www.ekoakta.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/. W takim przypadku dokumenty papierowe od razu po digitalizacji niszczone są zgodnie z normą ISO 21964, a wersje cyfrowe trafiają do elektronicznego archiwum. Takie repozytorium musi:

• zapewniać kontrolę dostępu i monitoring aktywności użytkowników,

• umożliwiać tworzenie kopii zapasowych,

• wykorzystywać szyfrowanie plików i zabezpieczenia przed cyberatakami,

• chronić dokumenty przed nieautoryzowanym pobieraniem lub edycją,

• gwarantować szybkie wyszukiwanie oraz sprawny obieg dokumentów,

• wspierać zgodność z RODO i procedurami związanymi z ochroną danych.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych

Archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych musi być prowadzona etapami. Podobnie jak w przypadku przechowywania akt, należy zadbać o bezpieczeństwo poufnych danych. Forma dokumentacji wpływa na listę zadań do wykonania. Warto prosić o wsparcie specjalistyczne firmy, takie jak Ekoakta, która w ramach usług dostosowuje procesy wedle potrzeb klienta.

W każdym przypadku ważne jest zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii A (materiały archiwalne) lub B (materiały niearchiwalne), a także przyporządkowanie dokumentacji do określonej grupy rzeczowej. Istotne jest porządkowanie i oznaczanie. Dokumentom papierowym nadaje się topografię, czyli opis rozmieszczenia w archiwum. Wersje cyfrowe są indeksowane, a nazwy plików właściwie opracowywane.

Częścią archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych jest niszczenie akt oraz ich brakowanie. Nie można zapomnieć o nadaniu dokumentacji terminu przechowywania. W przypadku współpracy z zewnętrznym usługodawcą jest to znacznie łatwiejsze.

Skorzystaj z usług, które zapewniają dokumentom bezpieczeństwo. Postaw na digitalizację dokumentów lub przechowywanie papierowych akt w archiwum zewnętrznym.